12 Settembre 2007 - Il documento riporta le indicazioni fondamentali per assicurare una corretta deliverability dei messaggi email, vale a dire assicurare che i messaggi inviati vengano ricevuti dal destinatario e non bloccati dai filtri antispam. Si tratta di elementi importanti da conoscere, in quanto sono alla base del funzionamento dei filtri antispam non solo di Hotmail, ma anche di Microsoft Outlook e Microsoft Exchange, che coprono quindi una grossa fetta degli utenti nel mondo.

Tralasciando tutti gli aspetti tecnici di creazione del messaggio HTML, per cui si rimanda al documento molto più completo disponibile per i Clienti nell'Area Riservata di MailUp (EBook: "Come Creare Messaggi Email in Html"), si sottolinea in particolare la larghezza massima che il messaggio deve avere, che Microsoft indica in 600 pixel.

Tra le considerazioni nuove, si segnala la definizione di "Graymail" con cui di intendono quei messaggi che alcuni utenti hanno classificato come spam (o indesiderati), mentre altri al contrario li desiderano (ham).

Per quanto riguarda l'infrastruttura di invio, è sottolineata l'importanza della "consistenza", cioè del fatto che inviare dallo stesso indirizzo IP volumi importanti di messaggi, mese dopo mese, è una situazione molto positiva. Gli spammers infatti si comportano in modo diverso, individuando sempre nuovi IP (o nuovi server di invio) e inviando in modo discontinuo elevati volumi di email. La regolarità (assicurata dai server di invio email di MailUp) è un fattore premiante che aumenta la "consistency". Microsoft specifica che se una società invia un elevato volume di messaggi email solo una volta al mese, o ogni tre mesi, potrebbe essere classificata come spammer. Un motivo in più per avvalersi di un servizio esterno di invio come MailUp.

Importante anche la pulizia della lista delle email. Se utenti cambiano indirizzo o lo abbandonano, è importante che vengano rimossi dai futuri invii. Questo permette di differenziarsi dal comportamento degli spammers, che spesso utilizzano liste di indirizzi email poco pulite. Grazie all'opzione N:Bounce di MailUp, è possibile conteggiare il numero di errori per ogni singolo indirizzo, e procedere ad una pulizia in blocco di tutti gli indirizzi che hanno riportato un definito numero di errori dello stesso tipo.

Interessante anche il modo con cui viene analizzato il contenuto e la struttura del messaggio, le indicazioni sono già note e disponibili, per i clienti MailUp, nell'Area Riservata (Ebook: "Come evitare i filtri antispam"). Risulta invece importante sottolineare che il "punteggio" attribuito al messaggio, che ne determina la classificazione come desiderato o indesiderato (spam) viene pesato con la "consistency", cioè con la reputazione del server di invio. Anche qui emerge l'importanza di utilizzare un sistema di invio come MailUp, specializzato da anni nell'invio di elevati volumi di email. Il punteggio della reputazione del server di invio può infatti compensare un cattivo punteggio derivante da un messaggio male impostato o contenente parole critiche (es. Viagra).

Fondamentale inoltre, per ridurre le lamentele, fare in modo che la cancellazione sia possibile con uno o al massimo due clic, utilizzando quindi il link di unsubscribe disponibile nell'editor di MailUp. Inoltre Microsoft suggerisce di indicare un testo che spiega dove e quando l'utente si è iscritto.

Infine un'indicazione importante: se più dell'1% dei destinatari si lamenta, o clicca sul bottone "Posta Indesiderata" disponibile in bella evidenza sia su Outlook sia su Hotmail, Microsoft riterrà spam il messaggio e lo dirotterà nella cartella "Posta Indesiderata" per tutti gli utenti di Hotmail, con il rischio che questo accada anche per tutti gli utenti di Outlook, poichè quest'ultimo aggiorna automaticamente la propria libreria antispam proprio grazie alle indicazioni di Hotmail. Questa tecnologia è chiamata "SmartScreen". Inoltre Hotmail utilizza un secondo sistema "SenderScore" (che però è a pagamento, in relazione al volume di email inviate) e il "Symantec's Brightmail anti-spam content filter" che è costituito da una rete di oltre 200.000 indirizzi email disegnati per intercettare lo spam (non solo spam traps, ma anche indizzi creati ad hoc) che permettono di identificare lo spam prima ancora che questo venga analizzato da SmartScreen. In questo caso i messaggi non vengono neppure recapitati nella "Posta indesiderata", ma vengono bloccati a monte senza avvisare il mittente.

Ultimo suggerimento, attivare la registrazione del record SPF per rendere i propri invi compatibili con il Sender ID Framework. Indicazioni su come fare questa operazione (che richiede pochi minuti) sono disponibili per i Clienti, nell'Area Riservata di MailUp. Ad oggi, stando ai dati Microsoft, il 43% delle email inviate, proviene da domini autenticati con SPF.

Tutte le restanti indicazioni, che riguardano l'infrastruttura di invio email, tra cui i programmi Smart Network Data Services (SNDS) e il Junk e-Mail Reporting Program (JMR) sono invece di pertinenza del servizio MailUp e non devono quindi preoccupare il lettore.

Interessante infine la spiegazione dei colori in Hotmail:

Il colore rosso indica che il mittente non ha l'autenticazione SenderID (quindi SPF) o che certe caratteristiche del messaggio lo fanno assimilare ad un tentativo di phishing.

Il colore giallo indica che il mittente non è nella lista dei mittenti attendibili, oppure se anche lo è, non rispetta i requisiti di autenticazione SPF o fallisce altri tipi di controlli.

Il documento integrale è disponile, solo in lingua inglese, a questo indirizzo: deliverability (pdf)

Ulteriori materiali sui filtri antispam e le tecniche dell'Email Marketing sono disponibili qui

Nazzareno Gorni